El trabajo colaborativo es una realidad en empresas de cualquier nicho de actividad y tamaño, cuyos equipos se benefician de las ventajas de poder trabajar interconectados, gracias a la implantación de suites de herramientas como las que ofrece Office 365 de Microsoft.
Así, recursos como Teams y SharePoint han hecho posible que las organizaciones hayan adoptado procesos de trabajo sustentados en la colaboración online, convertida en una necesidad imprescindible durante la pandemia, pero mantenida después por sus virtualidades a todos los niveles.
En este sentido, se puede decir que las circunstancias pandémicas actuaron de aceleradoras de la transformación digital de las empresas, propiciando la adopción de tecnologías que han abierto la puerta a nuevos modelos como el trabajo en remoto o el híbrido, que lejos de haberse erradicado una vez de vuelta la normalidad, se han preservado con las lógicas adaptaciones. Algo que se explica tanto por las propias ventajas operativas que brindan como por lo que suponen para el personal, cuya gratificación siempre tiene una repercusión positiva sobre la propia organización, medible en rendimiento y productividad.
SharePoint y Microsoft Teams
Pero para hacer factible ese trabajo en remoto, resultó imprescindible disponer de las soluciones que permitieran la comunicación y colaboración de integrantes de equipos localizados en ubicaciones dispersas, así como que asegurasen que esa interacción pudiese ser estable, segura y efectiva.
Es en este contexto, en el que emergieron herramientas de la suite de O365 como SharePoint, una plataforma para el intercambio de información, que permite compartir archivos y documentos para que múltiples usuarios autorizados puedan trabajar de manera colaborativa en ellos.
Además, como sabemos es una solución muy flexible en cuanto a personalización y configuración a medida para las necesidades de cada organización, destaca por sus funcionalidades para crear workflows automatizados y facilita regular el acceso a la información sensible, mediante la creación de permisos de usuarios de distinto nivel.
Asimismo, SharePoint puede interoperar con una gran variedad de aplicaciones y servicios externos, ampliando aún más su funcionalidad. Y, por supuesto, se integra a la perfección con el resto de herramientas de la suite de Office 365: Word, Excel, PowerPoint y Teams, ofreciendo una experiencia de usuario fluida y coherente entre los diferentes recursos.
Al tiempo, que también está diseñada para ser accesible en dispositivos móviles, para que el personal pueda consultar documentos y colaborar entre sí cuando no se encuentren en la oficina ni teletrabajando desde casa.
Precisamente otra de las herramientas del entorno O365 que hemos mencionado, Microsoft Teams, se ha convertido desde la pandemia en otras de las soluciones de referencia para el trabajo colaborativo en remoto.
Emergió como la plataforma ideal para la colaboración online por sus funcionalidades para chat, videollamadas, almacenamiento de archivos (con SharePoint y OneDrive) e integración de aplicaciones, tanto de Microsoft como de terceros. Recursos todos ellos que hacen más sencillo el trabajo en equipo, con base a una comunicación directa, segura, efectiva, ágil y rápida.
Por ejemplo, Teams facilita las reuniones con personal o proveedores de la empresa, en las que se pueden compartir desde presentaciones y gráficos hasta videos de campañas…
Nuevas herramientas de Inteligencia Artificial para el teletrabajo
A todo lo referido, se añade que la suite de Office 365 ya puede integrar Copilot, la herramienta de Inteligencia Artificial de Microsoft diseñada a medida para el entorno laboral, y que está sustentada en los modelos de lenguaje de su partner Open AI.
El asistente inteligente se integra con los datos de la empresa a través de Microsoft Graph, y puede operar en todo el ecosistema de O360, ya se trate de Word, Excel, PowerPoint o Teams, con lo que estamos ante un recurso emergente que potenciará tanto el trabajo individual como el colaborativo, y que perfila excelentes expectativas de mejora de la eficiencia y productividad de las empresas.
Si bien, hablamos de una aplicación que, como otras con tecnologías AI, no está todavía totalmente madura, hasta el punto que de hecho está dando bastantes problemas en su integración con herramientas de programación como GitHub, e incluso provocando fallas en equipos en los que está instalada.
En cualquier caso, este tipo de recursos se perfilan como fundamentales para el trabajo del mañana en las empresas, incorporados en herramientas que ya llevan un tiempo siendo claves para el trabajo colaborativo en las empresas, como las ya referidas de Teams y SharePoint del ecosistema Office 360.
Estas aplicaciones de Microsoft, junto a otras, han sido capaces de redimensionar el propio concepto de trabajo, permitiendo que sea un fruto más coral, y que el proceso de ese alumbramiento mutuo sea más diligente y eficiente, aunque se haga con personal ubicado en espacios distantes.
En definitiva, hacen factible el teletrabajo en sus múltiples variantes, que cambia la relación del trabajador con su tarea y con su empresa, quitando el foco de la ‘presencialidad’ para ponerlo en la productividad, lo que abre nuevos horizontes de conciliación de la vida personal con la laboral. Una armonización que propicia una mayor satisfacción con la organización que la posibilita, algo clave desde a efectos de rendimiento inmediato hasta de retención de talento a futuro.
Con todo, como ya hemos abordado, el teletrabajo también plantea importantes desafíos de ciberseguridad a los organizaciones, pero todos ellos resultan abordables y gestionables, sin que haya que tolerar un mayor grado de riesgo que el que pueda afrontar una empresa con un sistema puramente presencial.
